HR:s roll när ett startup-företag växer: varför Woola anställde en HR-ansvarig till ett team på 10 personer.

Startups beskrivs ofta som snabbrörliga och energifyllda miljöer som drivs av passion och beslutsamhet. I början kan ”HR” helt enkelt innebära att grundarna klämmer in rekryteringar mellan produktsprintar och investerarmöten. När företaget växer blir personalfrågor snabbt affärsutmaningar. Det är då HR utvecklas från en eftertanke till en strategisk partner.

I början är HR-arbetet av nödvändighet informellt. Rekryteringen sker via nätverk, introduktionen är minimal och riktlinjerna är oskrivna. Kulturen växer fram organiskt och formas av grundarteamet. I detta skede är snabbhet viktigare än struktur. Men när personalstyrkan växer börjar bristerna bli synliga. Det som fungerade för 10 personer fungerar inte för 50. HR blir då avgörande för att behålla personal, produktivitet och långsiktig framgång.

Vad gör vi annorlunda på Woola? 

Hos Woola står värderingar och företagskultur i centrum. Redan från början har vi fokuserat på att bygga upp ett team som verkligen lever efter dem. Grundarna insåg tidigt att ett starkt team skulle vara avgörande för företagets framgång. Med en ambitiös uppdraginnebar det att vi inte bara skulle anställa kompetenta personer, utan rätt personer. Att hålla ihop teamet, verkligen lyssna och skapa en hälsosam arbetsmiljö har lett till att vi flera gånger fått ett eNPS-betyg på 100. Vi är stolta över denna prestation och vet att vi måste fortsätta arbeta hårt för att det ska förbli så.

Vi valde att inte vänta på att företaget skulle växa och att problem skulle uppstå innan vi rekryterade personal. Vi bestämde oss för att bygga upp verksamheten på rätt sätt från grunden och satsa på att förebygga problem istället för att släcka bränder i ett senare skede. Denna strategi kräver mer tid och pengar i början, men det lönar sig. Felrekryteringar, olösta konflikter och svagt ledarskap är alla kostsamma, särskilt om de ignoreras i ett tidigt skede.

Vad gör en personalansvarig i ett så litet team?

Här är några av de områden där HR har störst inflytande på Woola.

Att bygga ett starkt team redan från första dagen

Rekrytering bör inte ske utan att man först noggrant har genomtänkt processen och behoven. Det kan leda till felaktiga anställningsbeslut som kan bli kostsamma för företaget. Att ha en person som är dedikerad till att sköta rekryteringsprocessen från grunden gör en betydande skillnad. Vi kan minska risken för partiskhet vid rekrytering och ta fram tydliga rollbeskrivningar och förväntningar.

Det gör det också möjligt för oss att ge genomtänkt feedback till varje kandidat. Även när vi avvisar någon förblir upplevelsen positiv. Med tiden bygger detta upp ett starkt rykte som underlättar framtida rekryteringar.

Feedback från en sökande: ”Tack för ett så trevligt svar. Det är den absolut bästa upplevelsen jag har haft som sökande.”

Hantera tillväxt och konflikter

Detta är en av de främsta anledningarna till att vi involverade HR redan i ett tidigt skede. Ju fler människor, desto större är risken för friktion. Konflikter är oundvikliga, men konflikter som inte hanteras kostar dyrt. När teamet växer ökar risken för missförstånd och personliga problem, och dessa måste hanteras innan de eskalerar.  

På Woola håller vi individuella samtal inte bara med den direkta chefen utan även med HR. Problem upptäcks tidigare och löses innan de hinner växa sig stora. Resultatet blir en mer öppen och psykologiskt trygg miljö där medarbetarna känner sig bekväma med att säga ifrån.

Denna organisation fungerar bra för ett litet team. När företaget växer fördelas ansvaret naturligtvis på fler, och det krävs andra strukturer. Men i ett tidigt skede kan detta tillvägagångssätt göra en betydande skillnad.

Att säkerställa regelefterlevnad redan från början

För många anställda på nystartade företag känns ”compliance” som ett fult ord. Något man helst vill undvika eftersom det är ”så typiskt storföretag”. I själva verket skyddar det företaget juridiskt och skapar tydlighet och konsekvens i beslutsfattandet. Det kan kännas som en börda, men att ignorera det är riskabelt. Ju mer företaget växer, desto större blir risken för att hamna i konflikt med lagstiftningen.

Många småföretag och nystartade företag förlitar sig på AI-genererade eller färdiga mallar för anställningsavtal på nätet och hoppas på det bästa. Det fungerar… tills det inte gör det längre. 

Om personalavdelningen ser till att reglerna följs redan från början kan man undvika framtida problem. Detta gäller bland annat relationer mellan medarbetare, arbetsmiljö och dataskydd. Det blir ännu viktigare i internationella team, där de rättsliga kraven snabbt blir mer komplexa.

Utformning av skalbara (HR-)processer

I ett litet team kan processer upplevas som onödig byråkrati. Och ibland är de just det. Processer ska inte finnas bara för sakens skull, men avsaknaden av tydliga processer fungerar bara till en viss gräns. När teamen växer blir det svårare att hålla alla på samma linje, och förväntningarna börjar glida isär. Nyckeln är att hålla det enkelt samtidigt som man tänker framåt. Skapa processer som kan utvecklas istället för att behöva börja om från början senare. Några av de saker vi har fokuserat på hos Woola är: 

• Introduktion: Vi vill se till att alla nyanställda får en bra start på Woola. Det innebär att vi planerar in möten i kalendern innan de börjar, tar fram en gedigen introduktionsplan, sätter upp mål för 30, 60 och 90 dagar samt hjälper dem att anpassa sig till vår företagskultur. 

• Dokumentation: det är inte bara viktigt ur juridisk synvinkel, utan också för IT-säkerheten, och låt oss vara ärliga – det underlättar helt enkelt för alla. 

• Prestationshantering och lönerevisioner: Våra medarbetares utveckling och öppenhet i vårt sätt att hantera löner är avgörande för oss.

• Rekrytering: här spelar en positiv kandidatupplevelse, dataskydd och att hitta rätt person en viktig roll. 

Avslutande tankar

Att skala upp ett startup-företag handlar lika mycket om människor som om produkten eller intäkterna. HR spelar en avgörande roll för att styra denna resa, genom att skapa balans mellan struktur och flexibilitet samt mellan tillväxt och hållbarhet. Idag har Woola vuxit till ett team på 20 personer, och vi märker redan skillnaden.

De mest framgångsrika startups är inte bara de som växer snabbt, utan de som växer på rätt sätt. Och oftast handlar det om personalfrågor.