Kaugtöömeeskonna juhtimine idufirmas: õppetunnid Woolalt
Kiiresti arenevas idufirmade maailmas võib kaugtöötajate tõhus juhtimine olla keeruline, kuid tasuv väljakutse. Näiteks siin Woolas on meie töötajaskond hajutatud mitmesse Euroopa riiki, mõned töötavad kodus, teised eelistavad kontorit ja tehasemeeskond ei saa üldse kaugtööd teha. Kõigile sobiva tasakaalu leidmine on väga oluline.
Siin on kirjas, kuidas me selles ainulaadses töödünaamikas orienteerume ja kuidas luua ühtset ja tõhusat meeskonda.
1. Selgete suhtluskanalite loomine ja tehnoloogia kasutamine
Üks suurimaid väljakutseid kaugtöö puhul on tagada sujuv suhtlus erinevates ajavööndites ja töökeskkondades. Õigeid vahendeid kasutades võib see kõik võimalik olla. Kuigi liigne suhtlemine võib olla ohtlik, püüame saavutada suurt läbipaistvust - nii et kui on kahtlusi, siis suhtleme.
Nii tagame, et meie meeskonnas toimuks kommunikatsioon:
Me kasutame asünkroonse (Slacki sõnumid, projektijuhtimisvahendid) ja sünkroonse (Google Meet'i kõned, meeskonnakoosolekud) suhtluse kombinatsiooni. Mõned näited reeglitest, milles me oleme kommunikatsiooni osas kokku leppinud: e-kiri on ainult välissuhtluseks ja me ei kirjuta üksteisele kunagi sisemiselt. Slacki kanalid on enamasti avalikud ja üldiselt püüame hoida teabe vaba liikumist kogu meeskonnas.
Samuti oleme seadnud selged ootused reageerimisaegadele. Kuigi ei ole olemas ranget reeglit nagu "vastata tunni aja jooksul", on üldine ootus vastata nii kiiresti kui võimalik, maksimaalselt paari tunni jooksul tööpäeva jooksul. Me mõistame, kui oluline on keskendumisaeg, kuid väikese meeskonnana toetume suuresti üksteisele, seega tuleks sõnumitele vastata tööpäeva lõpuks.
Läbipaistvuse edendamiseks korraldame korrapäraseid kohtumisi videokõne teel. Igal esmaspäeval kohtume "Nädala uuenduste" jaoks, et jagada, millega igaüks on tegelenud. Samuti korraldame "Kuuaruandeid" (meie versioon üldkoosolekust), et vaadata üle edusammud osakonna suuremate eesmärkide saavutamisel.
2. Tugeva ettevõtluskultuuri loomine
Tugev ettevõtluskultuur aitab kaugtöötajatel ja kontoris töötavatel töötajatel tunda end seotud olevat, isegi kui nad ei näe üksteist iga päev.
Siin on see, mida me oleme teinud selleks, et meie ettevõttekultuuril oleks ruumi areneda:
Me korraldame virtuaalseid meeskonnatööde ja aeg-ajalt ka isiklikke kohtumisi. Reedeti eraldame aega virtuaalseks kohvipausiks - ruumi, kus saab vestelda töövälistel teemadel. Mõnikord näitavad meeskonnaliikmed fotosid oma hiljutisest puhkusest. Vähemalt kaks korda aastas toome kogu meeskonna kokku Eestisse meie strateegiagalale (meie versioon strateegiapäevast, mis on ühendatud lõbutsemisega), et kooskõlastada eesmärke ja veeta koos kvaliteetselt aega.
Samuti tagame, et iga töötaja tunneb end kuulduna, olenemata tema asukohast. Kord kuus kohtub meie personalijuht iga meeskonnaliikmega eraldi, et arutada nii tööalaseid kui ka isiklikke teemasid, aidates esile tuua probleeme, mis muidu võivad jääda märkamatuks.
Ja kui tegemist on tunnustamisega, siis ei ole sellist asja nagu liiga palju. Me tähistame regulaarselt üksteise võite, et tõsta moraali. Enamik meist on iseenda kõige karmimad kriitikud, nii et väike avalik kiitus mõjub väga hästi. Üks näide sellest on meie kaks korda aastas toimuv auhinnatseremoonia, kus töötajad hääletavad üksteise poolt erinevates kategooriates, et tuua esile eriti eredalt säravad tähed.
3. Ajagraafikute ja töövoogude kooskõlastamine
Hajutatud meeskonna juhtimine tähendab erinevate ajavööndite, tööharjumuste ja isiklike eelistuste arvestamist. Selleks, et aidata koordineerida meeskondade ja asukohtade vahelisi jõupingutusi, oleme kehtestanud mõned sisemised reeglid:
Oleme kokku leppinud põhitööaja (10.00 kuni 15.00 Eesti aja järgi), mil kõik peavad olema tööalaste teemade jaoks olemas ja kättesaadavad.
Kuigi me oleme üsna paindlikud vabade päevade broneerimisel, tuleb iga puhkust, mis on pikem kui nädal, taotleda vähemalt 1 kuu ette, et saaksime oma meeskonna tööd vastavalt planeerida. Samuti väldime pikemate puhkuste võtmist meie tipphooaegade ajal.
4. Toetada nii kaugtöötajaid kui ka kontoris töötavaid töötajaid
Kaug- ja kontoritöö tasakaalustamine nõuab läbimõeldud poliitikat ja paindlikku mõtteviisi. Woolas pakume võimalikult palju paindlikkust, võttes samal ajal arvesse meie ärimudeli tegelikkust ja ambitsioonikat missiooni. Kui meie kontorimeeskond töötab hübriidvormingus, siis meie tehasemeeskond arusaadavalt nii töötada ei saa.
Kui keegi mõtleb välja, kuidas viia tehasetöö kodukontorisse - suured kiidusõnad juba ette (ja palun andke ka meile teada!).
Et toetada meie kaugtöötajaid, me:
Anda toetust kodukontori sisseseadmiseks. See on peamiselt ette nähtud ja eriti oluline välismaal töötavatele töötajatele, kellel ei ole võimalust töötada meie kontorist.
Tagage kontoritöötajatele juurdepääs ergonoomilistele, hästi varustatud tööruumidele. Iga uus töötaja saab endale meelepärase arvuti, klaviatuuri, hiire, sülearvuti statiivi ja välismonitori.
Pakkuda hübriidseid võimalusi, et meeskonnaliikmed saaksid valida keskkonna, mis toetab kõige paremini nende tootlikkust. Mõned eelistavad töötada kodus, teised aga tulevad peaaegu iga päev meie hubasesse Tallinna kontorisse. See tähendab lihtsalt seda, et igaüks saab ise otsustada, kuidas ta kõige paremini töötab ja milline keskkond toetab tema produktiivsust kõige rohkem.
5. Lõhe ületamine tehasemeeskonnaga
Tehasetöötajad, kes ei saa kaugtööd teha, võivad tunda end ülejäänud ettevõttest lahutatuna. Me teeme kõvasti tööd, et säilitada ühtset kultuuri, kuid oleme ka realistlikud väljakutsete osas.
Nii kaasame ja toetame oma meeskonda tehases:
Jagage regulaarselt ettevõtte uudiseid. Meie personalijuht külastab Paldiskis asuvat tehast, et anda ülevaadet firmas toimuvast, küsida tagasisidet ja pidada üks-ühele vestlusi.
Tähistage verstaposte , nagu me seda ka kontoris teeme - sünnipäevi, tööjuubeleid ja uusi töötajaid.
Pakkuda ühtset hüvitiste paketti, sõltumata asukohast. Kõik Woola töötajad saavad sünnipäeval tasustatud vaba päeva, kolm täiendavat tasustatud vaba päeva aastas, aktsiaoptsioonid ja spordikompensatsiooni.
6. Usalduse ja autonoomia edendamine
Meie kogemuse kohaselt on usaldus iga tulemusliku meeskonna, eriti kaugtöötajatega meeskonna alus. Mõned punktid, mille järgi me elame:
Mikromanageerimine põhjustab töövõime kaotamist, eriti kaugtöö tingimustes. Tegelikult on selline juhtimine peaaegu võimatu, kui soovite edasi liikuda. Kellel on aega oodata oma juhi heakskiitu ja kontrollida kõike eemalt, kui ta ei saa isegi üle õla vaadata? Mitte meie.
Me seame selged ootused ja usaldame töötajaid oma tööga iseseisvalt hakkama saama. Oleme palganud andekad ja kogenud professionaalid - oma ala tõelised spetsialistid - ja usume, et nad on enam kui võimelised tegema õigeid otsuseid.
Julgustage regulaarseid kontrolle , olemata seejuures pealetükkiv. Lisaks igakuisele üks-ühele kohtumisele personalijuhiga on enamikul osakonnajuhatajatel ka regulaarsed üks-ühele kohtumised oma otseste alluvatega. Meil kehtib ka tõeliselt avatud uste (või pigem avatud sõnumite) poliitika. Kui midagi vajab tähelepanu, siis tegeleme sellega kindlasti nii kiiresti kui vaja.
Usalduse puhul on oluline järjepidevus. Kui kellegi tegevus rikub meie ühiseid väärtusi, reageerime ja anname talle tagasisidet. Kui see juhtub rohkem kui üks kord, käsitleme seda ka asjakohaselt. Samal ajal ei lase me ühe inimese vigadel kõigutada meie usaldust laiema meeskonna või meie loodud süsteemide vastu.
Lõplikud mõtted
Kaugtööga paindlik kultuur võib ühes ettevõttes areneda samaaegselt nii kontori- kui ka tehasesiseses formaadis. Kõik, mida vaja, on hea kommunikatsioon, kultuur ja vahendid.
Paindlikkuse ja kaasamise prioriteediks seadmisega saavad alustavad ettevõtted edukalt juhtida mitmekesist meeskonda ja luua produktiivse ja pühendunud tööjõu, olenemata sellest, kus nad asuvad.
Me oleme näinud, et see töötab Woolas, ja nii see meile meeldibki.
