Hantera ett fjärrteam i ett nystartat företag: lärdomar från Woola
I den snabbfotade värld som nystartade företag lever i kan det vara en komplex men givande utmaning att hantera ett distansteam effektivt. Här på Woola är till exempel vår personalstyrka spridd över flera europeiska länder, med vissa som arbetar hemifrån, andra som föredrar kontoret och ett fabriksteam som inte kan arbeta på distans alls. Det är viktigt att hitta en balans som fungerar för alla.
Så här navigerar vi i den här unika arbetsdynamiken och bygger ett sammanhållet, effektivt team.
1. Upprätta tydliga kommunikationskanaler och utnyttja tekniken
En av de största utmaningarna med distansarbete är att säkerställa en smidig kommunikation över olika tidszoner och arbetsmiljöer. Rätt verktyg kan göra hela skillnaden. Även om överkommunikation kan vara en risk strävar vi efter hög transparens - så när vi är osäkra kommunicerar vi.
Så här ser vi till att kommunikationen fungerar i hela vårt team:
Vi använder en blandning av asynkron (Slack-meddelanden, projekthanteringsverktyg) och synkron (Google Meet-samtal, teammöten) kommunikation. Några exempel på regler som vi har kommit överens om när det gäller kommunikation: e-post är endast för extern kommunikation, och vi skickar aldrig e-post till varandra internt. Slack-kanalerna är oftast offentliga, och vi strävar i allmänhet efter att hålla informationsflödet fritt i hela teamet.
Vi har också satt upp tydliga förväntningar på svarstider. Även om det inte finns någon strikt regel som "svara inom en timme" är den allmänna förväntningen att svara så snart som möjligt, som mest inom ett par timmar under arbetsdagen. Vi förstår hur viktigt det är med fokustid, men som ett litet team är vi starkt beroende av varandra, så meddelanden bör besvaras före arbetsdagens slut.
För att främja transparens håller vi regelbundna möten via videosamtal. Varje måndag träffas vi för "Weekly Updates" för att dela med oss av vad alla har arbetat med. Vi håller också "Monthly Updates" (vår version av ett all-hands-möte) för att se över framstegen mot avdelningens större mål.
2. Skapa en stark företagskultur
En stark företagskultur bidrar till att medarbetare på distans och på kontoret känner samhörighet, även om de inte träffas dagligen.
Här är vad vi har infört för att se till att vår företagskultur får utrymme att blomstra:
Vi anordnar virtuella teambuilding-aktiviteter och ibland fysiska möten. På fredagar avsätter vi tid för en virtuell kaffepaus - ett utrymme där vi kan prata om ämnen som inte rör arbetet. Ibland presenterar teammedlemmarna bilder från sina senaste semestrar. Minst två gånger om året samlar vi hela teamet i Estland för vår Strategy Gaala (vår version av en strategidag med lite skoj) för att stämma av målen och tillbringa kvalitetstid tillsammans.
Vi ser också till att alla medarbetare känner sig hörda, oavsett var de befinner sig. En gång i månaden träffar vår Chief of Staff varje medarbetare för att stämma av både arbetsrelaterade och personliga frågor, vilket hjälper till att lyfta fram problem som annars kanske skulle gå obemärkta förbi.
Och när det gäller erkännande finns det inget som heter för mycket. Vi firar regelbundet varandras vinster för att höja moralen. De flesta av oss är våra egna hårdaste kritiker, så lite offentligt beröm räcker långt. Ett exempel på detta är vår prisceremoni vartannat år, där medarbetarna röstar på varandra i olika kategorier för att lyfta fram de stjärnor som lyser extra starkt.
3. Anpassa scheman och arbetsflöden
Att hantera ett distribuerat team innebär att navigera mellan olika tidszoner, arbetsvanor och personliga preferenser. För att hjälpa till att samordna insatser mellan team och platser har vi fastställt några interna regler:
Vi har kommit överens om kärnarbetstider (kl. 10.00-15.00 estnisk tid) då alla måste vara tillgängliga och nåbara för arbetsfrågor.
Vi är ganska flexibla när det gäller att boka ledighet, men alla semestrar som är längre än en vecka måste begäras minst 1 månad i förväg så att vi kan planera vårt teams arbete därefter. Vi undviker också att ta långa semestrar under våra högsäsonger.
4. Stöd till både distans- och kontorsanställda
Att balansera arbete på distans och på kontoret kräver genomtänkta policyer och ett flexibelt tankesätt. På Woola erbjuder vi så mycket flexibilitet som möjligt samtidigt som vi erkänner realiteterna i vår affärsmodell och ambitiösa uppdrag. Medan vårt kontorsteam arbetar i en hybriduppsättning kan vårt fabriksteam, av förståeliga skäl, inte göra det.
Om någon kommer på hur man flyttar fabriksverksamheten till ett hemmakontor - stort beröm i förväg (och berätta gärna för oss också!)
För att stödja våra medarbetare på distans, vi:
Erbjuda stipendier för hemmakontor. Detta är främst reserverat för, och särskilt viktigt för, anställda utomlands som inte har möjlighet att arbeta från vårt kontor.
Se till att kontorsanställda har tillgång till ergonomiska och välutrustade arbetsplatser. Varje nyanställd får en dator efter eget val, tangentbord, mus, stativ för bärbar dator och extern bildskärm.
Erbjud hybridalternativ så att teammedlemmarna kan välja den miljö som bäst stöder deras produktivitet. Vissa föredrar att arbeta hemifrån, medan andra kommer till vårt mysiga kontor i Tallinn nästan dagligen. Det betyder bara att alla får bestämma hur de arbetar bäst och vilken miljö som stödjer deras produktivitet mest.
5. Överbrygga klyftan med fabriksteamet
Fabriksanställda, som inte kan arbeta på distans, kan känna sig bortkopplade från resten av företaget. Vi arbetar hårt för att upprätthålla en enhetlig kultur, men vi är också realistiska när det gäller utmaningarna.
Så här inkluderar och stödjer vi vårt team i fabriken:
Dela med dig av uppdateringar om företaget regelbundet. Vår Chief of Staff besöker fabriken i Paldiski för att ge uppdateringar, be om feedback och hålla 1-mot-1 avstämningar.
Fira milstolpar precis som vi gör på kontoret - födelsedagar, arbetsjubileer och nyanställningar.
Erbjuda ett konsekvent förmånspaket, oavsett plats. Alla på Woola får födelsedags-PTO, tre extra betalda lediga dagar per år, aktieoptioner och sportkompensation.
6. Främja förtroende och självständighet
Enligt vår erfarenhet är förtroende grunden för alla högpresterande team, särskilt distansteam. Några punkter som vi lever efter:
Detaljstyrning är ett recept på oengagemang, särskilt i en avlägsen miljö. Faktum är att det är nästan omöjligt om du vill fortsätta att driva utvecklingen framåt. Vem har tid att vänta på att din chef ska godkänna och kontrollera allt på avstånd om de inte ens kan se dig över axeln? Inte vi, i alla fall.
Vi ställer upp tydliga förväntningar och litar på att våra medarbetare kan sköta sitt arbete självständigt. Vi har anställt begåvade och erfarna medarbetare - verkliga specialister inom sina områden - och vi tror att de är mer än kapabla att fatta rätt beslut.
Uppmuntra regelbundna avst ämningar utan att vara påträngande. Förutom det månatliga 1-mot-1-mötet med stabschefen har de flesta avdelningschefer också regelbundna 1-mot-1-möten med sina direktrapporterande medarbetare. Vi har också en policy med öppna dörrar (eller snarare öppna meddelanden). Om något behöver uppmärksammas ser vi till att ta itu med det med den skyndsamhet det förtjänar.
När det gäller förtroende är konsekvens viktigt. Om någon agerar på ett sätt som strider mot våra gemensamma värderingar reagerar vi och ger dem återkoppling. Om det händer mer än en gång tar vi också itu med det på lämpligt sätt. Samtidigt låter vi inte en persons misstag rubba vårt förtroende för teamet i stort eller för de system vi har byggt upp.
Avslutande tankar
En flexibel kultur på distans kan frodas samtidigt som man arbetar på kontoret och i fabriken i ett och samma företag. Allt du behöver göra är att ha rätt kommunikation, kultur och verktyg på plats.
Genom att anamma flexibilitet och prioritera inkludering kan nystartade företag framgångsrikt hantera ett team med mångfald och bygga upp en produktiv och engagerad personalstyrka, oavsett var de är baserade.
Vi har sett hur det fungerar på Woola och vi skulle inte vilja ha det på något annat sätt.
