Die Rolle der Personalabteilung beim Wachstum von Start-ups: Warum Woola für ein Team von 10 Mitarbeitern einen Personalverantwortlichen eingestellt hat.

Start-ups werden oft als dynamische, energiegeladene Umgebungen beschrieben, die von Leidenschaft und Durchhaltevermögen geprägt sind. In der Anfangsphase bedeutet „HR“ vielleicht einfach nur, dass die Gründer die Personalbeschaffung zwischen Produktsprints und Investorentreffen unterbringen. Wenn das Unternehmen wächst, werden personelle Herausforderungen schnell zu geschäftlichen Herausforderungen. An diesem Punkt entwickelt sich die Personalabteilung von einer Nebensache zu einem strategischen Partner.

Zu Beginn ist die Personalarbeit zwangsläufig informell. Die Einstellung von Mitarbeitern erfolgt über Netzwerke, die Einarbeitung ist minimal und es gibt keine schriftlichen Richtlinien. Die Unternehmenskultur entsteht organisch und wird vom Gründungsteam geprägt. In dieser Phase ist Schnelligkeit wichtiger als Struktur. Doch mit steigender Mitarbeiterzahl zeigen sich erste Risse. Was bei 10 Mitarbeitern funktioniert hat, funktioniert bei 50 nicht mehr. Die Personalarbeit wird untrennbar mit Mitarbeiterbindung, Produktivität und langfristigem Erfolg verbunden.

Was machen wir bei Woola anders? 

Bei Woola stehen Werte und Unternehmenskultur im Mittelpunkt. Von Anfang an haben wir uns darauf konzentriert, ein Team aufzubauen, das diese Werte wirklich lebt. Die Gründer haben früh erkannt, dass ein starkes Team über den Erfolg des Unternehmens entscheidet. Mit einer ehrgeizigen Missionbedeutete das, nicht nur fähige, sondern die richtigen Mitarbeiter einzustellen. Das Zusammenhalten des Teams, echtes Zuhören und die Schaffung eines gesunden Arbeitsumfelds haben dazu geführt, dass wir mehrfach einen eNPS-Wert von 100 erreicht haben. Wir sind stolz auf diese Leistung und wissen, dass wir weiterhin hart arbeiten müssen, damit das so bleibt.

Wir haben uns entschieden, nicht abzuwarten, bis Wachstum und Probleme uns dazu zwingen, Personal einzustellen. Wir haben uns dafür entschieden, die Dinge von Grund auf richtig aufzubauen und Probleme vorzubeugen, anstatt später Brände löschen zu müssen. Dieser Ansatz erfordert zwar zunächst mehr Zeit und Geld, zahlt sich aber aus. Fehlbesetzungen, ungelöste Konflikte und schwache Führung sind kostspielig, insbesondere wenn sie frühzeitig ignoriert werden.

Was macht ein Personalverantwortlicher in einem so kleinen Team?

Hier sind einige der Bereiche, in denen die Personalabteilung bei Woola den größten Einfluss hat.

Vom ersten Tag an ein starkes Team aufbauen

Die Personalbeschaffung sollte nicht ohne gründliche Überlegungen zum Ablauf und zu den Anforderungen erfolgen. Dies kann zu falschen Einstellungsentscheidungen führen, die für das Unternehmen kostspielig sein können. Eine spezielle Person zu haben, die den Rekrutierungsprozess von Grund auf leitet, macht einen erheblichen Unterschied. Wir sind in der Lage, das Risiko von Voreingenommenheit bei der Einstellung zu minimieren und klare Stellenbeschreibungen sowie Erwartungen zu formulieren.

Außerdem können wir so jedem Bewerber ein fundiertes Feedback geben. Selbst wenn wir jemanden ablehnen, bleibt die Erfahrung positiv. Mit der Zeit baut sich so ein guter Ruf auf, der zukünftige Einstellungen unterstützt.

Feedback eines Bewerbers: „Vielen Dank für die sehr nette Antwort. Das war bei weitem die beste Erfahrung, die ich als Bewerber je gemacht habe.“

Mit Wachstum und Konflikten umgehen

Das ist einer der Hauptgründe, warum wir die Personalabteilung frühzeitig hinzugezogen haben. Mit mehr Mitarbeitern entstehen auch mehr Reibungspunkte. Konflikte sind unvermeidlich, aber ungelöste Konflikte sind kostspielig. Wenn das Team wächst, nehmen Missverständnisse und persönliche Bedenken zu und müssen angegangen werden, bevor sie eskalieren.  

Bei Woola führen wir Einzelgespräche nicht nur mit dem direkten Vorgesetzten, sondern auch mit der Personalabteilung. So werden Bedenken frühzeitig erkannt und Probleme gelöst, bevor sie sich verschärfen. Das Ergebnis ist ein offeneres, psychologisch sicheres Umfeld, in dem sich die Mitarbeiter wohlfühlen und ihre Meinung frei äußern können.

Diese Struktur eignet sich gut für ein kleines Team. Wenn das Unternehmen wächst, verteilt sich die Verantwortung natürlich auf mehrere Personen, und es sind andere Strukturen erforderlich. In der Anfangsphase kann dieser Ansatz jedoch einen entscheidenden Unterschied machen.

Compliance frühzeitig richtig umsetzen

Für viele Mitarbeiter von Start-ups klingt „Compliance“ wie ein Schimpfwort. Etwas, das man vermeiden sollte, weil es „einfach so nach Großunternehmen“ klingt. In Wirklichkeit schützt es das Unternehmen rechtlich und sorgt für Klarheit und Einheitlichkeit bei der Entscheidungsfindung. Es mag sich wie eine Last anfühlen, aber es zu ignorieren ist riskant. Mit dem Wachstum des Unternehmens steigt auch das regulatorische Risiko.

Viele kleine Unternehmen und Start-ups verlassen sich auf KI-generierte oder im Internet gefundene Vorlagen für Arbeitsverträge und verfolgen dabei die Strategie „Hoffen wir das Beste“. Das funktioniert … bis es nicht mehr funktioniert. 

Wenn die Personalabteilung von Anfang an für die Einhaltung der Vorschriften sorgt, lassen sich spätere Probleme vermeiden. Dazu gehören die Beziehungen zu den Mitarbeitern, die Sicherheit am Arbeitsplatz und der Datenschutz. In internationalen Teams, in denen die rechtlichen Anforderungen schnell komplexer werden, ist dies umso wichtiger.

Entwicklung skalierbarer (HR-)Prozesse

In einem kleinen Team können Prozesse oft wie unnötige Bürokratie wirken. Und manchmal sind sie das auch. Prozesse sollten nicht um ihrer selbst willen existieren, aber das Fehlen klarer Prozesse funktioniert nur bis zu einem gewissen Punkt. Wenn Teams wachsen, wird die Abstimmung schwieriger, und die Erwartungen beginnen auseinanderzudriften. Der Schlüssel liegt darin, die Dinge einfach zu halten und gleichzeitig vorausschauend zu denken. Entwickeln Sie Prozesse, die sich weiterentwickeln können, anstatt später von vorne anzufangen. Zu den Dingen, auf die wir uns bei Woola konzentriert haben, gehören: 

• Onboarding: Wir möchten sicherstellen, dass jeder neue Mitarbeiter einen guten Start bei Woola hat. Dazu gehört, den Kalender vor Arbeitsbeginn zu organisieren, einen soliden Onboarding-Plan zu erstellen, Ziele für die ersten 30, 60 und 90 Tage festzulegen und die neuen Mitarbeiter in unsere Unternehmenskultur zu integrieren. 

• Dokumentation: Sie ist nicht nur aus rechtlicher Sicht wichtig, sondern auch für die IT-Sicherheit – und seien wir ehrlich: Sie macht einfach allen das Leben leichter. 

• Leistungsmanagement und Gehaltsüberprüfungen: Die Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter und Transparenz bei der Gehaltsgestaltung sind für uns von entscheidender Bedeutung.

• Personalbeschaffung: Hier spielen eine positive Bewerbererfahrung, Datenschutz und die Suche nach der richtigen Person eine Rolle. 

Abschließende Gedanken

Beim Ausbau eines Start-ups geht es ebenso sehr um die Menschen wie um das Produkt oder den Umsatz. Die Personalabteilung spielt eine entscheidende Rolle dabei, diesen Weg zu meistern und ein Gleichgewicht zwischen Struktur und Flexibilität sowie zwischen Wachstum und Nachhaltigkeit zu finden. Heute ist Woola auf ein Team von 20 Mitarbeitern angewachsen, und wir spüren bereits den Unterschied.

Die erfolgreichsten Start-ups sind nicht nur diejenigen, die schnell wachsen, sondern diejenigen, die gut skalieren. Und in den meisten Fällen ist das eine Frage der Personalpolitik.