Management eines Remote-Teams in einem Startup: Lehren aus Woola

In der schnelllebigen Welt der Start-ups kann es eine komplexe, aber lohnende Herausforderung sein, ein Remote-Team effektiv zu managen. Bei Woola zum Beispiel sind unsere Mitarbeiter über mehrere europäische Länder verteilt. Einige arbeiten von zu Hause aus, andere bevorzugen das Büro, und ein Werksteam kann überhaupt nicht aus der Ferne arbeiten. Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zu finden, das für alle funktioniert.

Hier erfahren Sie, wie wir diese einzigartige Arbeitsdynamik bewältigen und ein kohärentes, effizientes Team aufbauen.

1. Schaffung klarer Kommunikationskanäle und Nutzung der Technologie

Eine der größten Herausforderungen bei der Fernarbeit ist die Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation über verschiedene Zeitzonen und Arbeitsumgebungen hinweg. Die richtigen Werkzeuge können hier den Unterschied ausmachen. Auch wenn ein Übermaß an Kommunikation ein Risiko darstellen kann, streben wir eine hohe Transparenz an - im Zweifelsfall kommunizieren wir also.

So stellen wir sicher, dass die Kommunikation innerhalb unseres Teams funktioniert:

• Wir verwenden eine Mischung aus asynchroner (Slack-Nachrichten, Projektmanagement-Tools) und synchroner (Google Meet-Anrufe, Teambesprechungen) Kommunikation. Einige Beispiele für Regeln, auf die wir uns in Bezug auf die Kommunikation geeinigt haben: E-Mail ist nur für die externe Kommunikation gedacht, und wir schreiben uns intern nie gegenseitig E-Mails. Die Slack-Kanäle sind größtenteils öffentlich, und wir bemühen uns generell um einen freien Informationsfluss innerhalb des Teams.

• Wir haben auch klare Erwartungen für die Antwortzeiten festgelegt. Es gibt zwar keine strikte Regel wie "innerhalb einer Stunde antworten", aber die allgemeine Erwartung ist, so schnell wie möglich zu antworten, höchstens innerhalb von ein paar Stunden während des Arbeitstages. Wir wissen, wie wichtig es ist, sich Zeit zu nehmen, aber als kleines Team sind wir stark aufeinander angewiesen, daher sollten Nachrichten bis zum Ende des Arbeitstages beantwortet werden.

• Um die Transparenz zu fördern, halten wir regelmäßig Sitzungen per Videoanruf ab. Jeden Montag treffen wir uns zu "Wöchentlichen Updates", um uns darüber auszutauschen, woran alle gearbeitet haben. Außerdem veranstalten wir "Monthly Updates" (unsere Version eines All-Hands-Meetings), um die Fortschritte bei der Erreichung größerer Abteilungsziele zu überprüfen.

2. Schaffung einer starken Unternehmenskultur

Eine starke Unternehmenskultur trägt dazu bei, dass sich Mitarbeiter im Büro und an anderen Standorten verbunden fühlen, auch wenn sie sich nicht täglich sehen.

Wir haben folgende Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass unsere Unternehmenskultur Raum zur Entfaltung hat:

• Wir organisieren virtuelle Teambuilding-Aktivitäten und gelegentliche Treffen vor Ort. Freitags nehmen wir uns Zeit für eine virtuelle Kaffeepause, in der wir uns über Themen außerhalb der Arbeit unterhalten können. Manchmal zeigen die Teammitglieder Fotos aus ihrem letzten Urlaub. Mindestens zweimal im Jahr treffen wir uns mit dem gesamten Team in Estland zu unserer Strategie-Gala (unsere Version eines Strategietages, gepaart mit etwas Spaß), um unsere Ziele abzustimmen und Zeit miteinander zu verbringen.

• Wir sorgen auch dafür, dass sich jeder Mitarbeiter gehört fühlt, unabhängig von seinem Standort. Einmal im Monat trifft sich unser Stabschef mit jedem Teammitglied zu einem persönlichen Gespräch, um sowohl arbeitsbezogene als auch persönliche Themen anzusprechen, die sonst vielleicht unbemerkt bleiben würden.

Und wenn es um Anerkennung geht, gibt es kein Zuviel. Wir feiern regelmäßig die Erfolge der anderen, um die Moral zu stärken. Die meisten von uns sind ihre eigenen härtesten Kritiker, daher kann ein kleines öffentliches Lob viel bewirken. Ein Beispiel dafür ist unsere halbjährliche Preisverleihung, bei der die Mitarbeiter in verschiedenen Kategorien füreinander abstimmen, um die Stars hervorzuheben, die besonders hell strahlen.

3. Abgleich von Zeitplänen und Arbeitsabläufen

Ein verteiltes Team zu leiten bedeutet, mit unterschiedlichen Zeitzonen, Arbeitsgewohnheiten und persönlichen Vorlieben zurechtzukommen. Um die Arbeit über Teams und Standorte hinweg zu koordinieren, haben wir einige interne Regeln aufgestellt:

• Wir haben uns auf Kernarbeitszeiten geeinigt (10 bis 15 Uhr estnischer Zeit), in denen jeder für Arbeitsthemen verfügbar und erreichbar sein muss. 

• Wir sind zwar recht flexibel bei der Buchung von Urlaubstagen, aber Urlaube, die länger als eine Woche dauern, müssen mindestens einen Monat im Voraus beantragt werden, damit wir die Arbeit unseres Teams entsprechend planen können. Außerdem vermeiden wir es, in der Hochsaison längere Urlaube zu nehmen. 

4. Unterstützung von Mitarbeitern aus der Ferne und aus dem Büro

Die Vereinbarkeit von Fern- und Innendienst erfordert durchdachte Strategien und eine flexible Denkweise. Bei Woola bieten wir so viel Flexibilität wie möglich und berücksichtigen gleichzeitig die Realitäten unseres Geschäftsmodells und unserer ehrgeizigen Aufgabe. Während unser Büroteam in einem hybriden System arbeitet, ist dies für unser Werksteam verständlicherweise nicht möglich.

Wenn jemand herausfindet, wie man den Fabrikbetrieb in ein Heimbüro verlagern kann - herzlichen Glückwunsch im Voraus (und lassen Sie es uns bitte auch wissen!)

Zur Unterstützung unserer Mitarbeiter im Außendienst haben wir:

• Gewährung von Stipendien für die Einrichtung von Heimarbeitsplätzen. Dies ist vor allem für Mitarbeiter im Ausland reserviert, die nicht die Möglichkeit haben, von unserem Büro aus zu arbeiten, und besonders wichtig.

• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter im Büro Zugang zu ergonomischen, gut ausgestatteten Arbeitsplätzen haben. Jeder neue Mitarbeiter erhält einen Computer seiner Wahl, eine Tastatur, eine Maus, einen Laptop-Ständer und einen externen Monitor.

• Bieten Sie Mischformen an, damit die Teammitglieder die Umgebung wählen können, die ihre Produktivität am besten unterstützt. Einige arbeiten lieber von zu Hause aus, während andere fast täglich in unser gemütliches Büro in Tallinn kommen. Das bedeutet nur, dass jeder entscheiden kann, wie er am besten arbeitet und welche Umgebung seine Produktivität am meisten unterstützt. 

5. Überbrückung der Kluft zum Werksteam

Fabrikmitarbeiter, die nicht aus der Ferne arbeiten können, fühlen sich möglicherweise vom Rest des Unternehmens abgekoppelt. Wir arbeiten hart daran, eine einheitliche Kultur aufrechtzuerhalten, aber wir sind auch realistisch, was die Herausforderungen angeht.

Hier erfahren Sie, wie wir unser Team in der Fabrik einbeziehen und unterstützen:

• Regelmäßiger Austausch von Unternehmensinformationen. Unser Stabschef besucht das Werk in Paldiski, um über aktuelle Entwicklungen zu informieren, um Feedback einzuholen und um 1:1-Gespräche zu führen.

• Feiern Sie Meilensteine wie bei uns im Büro - Geburtstage, Arbeitsjubiläen und Neueinstellungen.

• Wir bieten ein einheitliches Leistungspaket, unabhängig vom Standort. Jeder Mitarbeiter bei Woola bekommt zum Geburtstag PTO, drei zusätzliche bezahlte freie Tage pro Jahr, Aktienoptionen und eine Sportvergütung.

6. Förderung von Vertrauen und Autonomie

Unserer Erfahrung nach ist Vertrauen die Grundlage eines jeden leistungsstarken Teams, insbesondere eines Remote-Teams. Einige Punkte, nach denen wir leben:

• Mikromanagement ist ein Rezept für Desengagement, besonders in einer abgelegenen Umgebung. In der Tat ist es fast unmöglich, wenn man weiter vorankommen will. Wer hat schon Zeit, darauf zu warten, dass der Vorgesetzte alles genehmigt und aus der Ferne kontrolliert, wenn er einem nicht einmal über die Schulter schauen kann? Wir nicht. 

• Wir setzen klare Erwartungen und vertrauen darauf, dass unsere Mitarbeiter ihre Arbeit selbstständig erledigen . Wir haben talentierte, erfahrene Fachleute eingestellt - echte Spezialisten auf ihrem Gebiet - und wir glauben, dass sie mehr als fähig sind, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

• Ermutigen Sie zu regelmäßigen Kontrollbesuchen , ohne aufdringlich zu sein. Neben dem monatlichen Treffen mit dem Stabschef haben die meisten Abteilungsleiter auch regelmäßige Treffen mit ihren direkten Untergebenen (1:1). Wir arbeiten außerdem mit einer Politik der offenen Tür (oder besser gesagt, der offenen Kommunikation). Wenn etwas nicht in Ordnung ist, kümmern wir uns mit der gebotenen Dringlichkeit darum.

• Wenn es um Vertrauen geht, ist Beständigkeit wichtig. Wenn das Verhalten einer Person gegen unsere gemeinsamen Werte verstößt, reagieren wir und geben ihr eine Rückmeldung. Wenn es mehr als einmal vorkommt, sprechen wir es auch entsprechend an. Gleichzeitig lassen wir nicht zu, dass die Fehler einer einzelnen Person unser Vertrauen in das gesamte Team oder die von uns aufgebauten Systeme erschüttern.

Abschließende Gedanken

In einem Unternehmen kann eine dezentral-flexible Kultur gleichzeitig mit den Formaten "im Büro" und "in der Fabrik" gedeihen. Alles, was Sie tun müssen, ist, für die richtige Kommunikation, Kultur und Instrumente zu sorgen.

Indem sie sich Flexibilität zu eigen machen und der Eingliederung Vorrang einräumen, können Start-ups erfolgreich ein vielfältiges Team leiten und eine produktive, engagierte Belegschaft aufbauen, ganz gleich, wo sie sich befinden.

Wir haben gesehen, dass es bei Woola funktioniert, und wir würden es nicht anders haben wollen.