Gérer une équipe à distance dans une startup : les enseignements de Woola
Dans le monde rapide des start-ups, la gestion efficace d'une équipe à distance peut s'avérer un défi complexe mais gratifiant. Par exemple, chez Woola, notre personnel est réparti dans plusieurs pays européens, certains travaillant à domicile, d'autres préférant le bureau, et une équipe d'usine qui ne peut pas du tout travailler à distance. Il est essentiel de trouver un équilibre qui convienne à tous.
Voici comment nous naviguons dans cette dynamique de travail unique et comment nous construisons une équipe cohérente et efficace.
1. Établir des canaux de communication clairs et tirer parti de la technologie
L'un des plus grands défis du travail à distance est d'assurer une communication fluide entre les différents fuseaux horaires et environnements de travail. Les bons outils peuvent faire toute la différence. Bien que la surcommunication puisse être un risque, nous visons une grande transparence - donc en cas de doute, nous communiquons.
Voici comment nous nous assurons que la communication circule au sein de notre équipe :
Nous utilisons un mélange de communication asynchrone (messages Slack, outils de gestion de projet) et synchrone (appels Google Meet, réunions d'équipe). Voici quelques exemples de règles que nous avons adoptées en matière de communication : le courrier électronique est réservé à la communication externe et nous ne nous envoyons jamais d'e-mails en interne. Les canaux Slack sont pour la plupart publics, et nous nous efforçons généralement de faire en sorte que l'information circule librement au sein de l'équipe.
Nous avons également défini des attentes claires en matière de délais de réponse. Bien qu'il n'y ait pas de règle stricte du type "répondre dans l'heure", l'attente générale est de répondre dès que possible, au maximum dans les deux heures qui suivent la fin de la journée de travail. Nous comprenons l'importance du temps de concentration, mais en tant que petite équipe, nous comptons beaucoup les uns sur les autres, et les messages doivent donc recevoir une réponse avant la fin de la journée de travail.
Pour favoriser la transparence, nous organisons régulièrement des réunions par appel vidéo. Tous les lundis, nous nous réunissons pour des "mises à jour hebdomadaires" afin de partager les travaux de chacun. Nous organisons également des "mises à jour mensuelles" (notre version d'une réunion générale) pour faire le point sur les progrès accomplis dans la réalisation des grands objectifs du département.
2. Créer une culture d'entreprise forte
Une culture d'entreprise forte aide les employés à distance et au bureau à se sentir connectés, même s'ils ne se voient pas tous les jours.
Voici ce que nous avons mis en place pour veiller à ce que notre culture d'entreprise ait l'espace nécessaire pour s'épanouir :
Nous organisons des activités virtuelles de renforcement de l'esprit d'équipe et des réunions occasionnelles en personne. Le vendredi, nous réservons du temps pour une pause-café virtuelle - un espace pour discuter de sujets non professionnels. Parfois, les membres de l'équipe présentent des photos de leurs dernières vacances. Au moins deux fois par an, nous réunissons toute l'équipe en Estonie pour notre Strategy Gaala (notre version d'une journée stratégique agrémentée d'un peu de divertissement) afin de nous aligner sur les objectifs et de passer du temps de qualité ensemble.
Nous veillons également à ce que chaque employé se sente écouté, quel que soit l'endroit où il se trouve. Une fois par mois, notre chef de cabinet rencontre individuellement chaque membre de l'équipe pour faire le point sur des sujets professionnels et personnels, ce qui permet de faire émerger des questions qui pourraient autrement passer inaperçues.
Et lorsqu'il s'agit de reconnaissance, il n'y a rien de trop. Nous célébrons régulièrement les victoires des uns et des autres pour remonter le moral des troupes. La plupart d'entre nous sont nos propres critiques les plus sévères, et un peu d'éloge public ne fait pas de mal. Par exemple, lors de notre cérémonie semestrielle de remise des prix, les employés votent les uns pour les autres dans différentes catégories, afin de faire ressortir les étoiles qui brillent particulièrement.
3. Aligner les calendriers et les flux de travail
La gestion d'une équipe distribuée implique de naviguer entre différents fuseaux horaires, habitudes de travail et préférences personnelles. Pour faciliter la coordination des efforts entre les équipes et les sites, nous avons établi certaines règles internes :
Nous nous sommes mis d'accord sur des heures de travail essentielles (de 10 heures à 15 heures, heure d'Estonie) pendant lesquelles tout le monde doit être disponible et joignable pour les sujets de travail.
Bien que nous soyons assez flexibles en ce qui concerne les réservations de congés, tout congé de plus d'une semaine doit être demandé au moins un mois à l'avance, afin que nous puissions planifier le travail de notre équipe en conséquence. Nous évitons également de prendre de longs congés pendant les périodes de pointe.
4. Soutenir les employés à distance et au bureau
L'équilibre entre le travail à distance et le travail au bureau nécessite des politiques réfléchies et un état d'esprit flexible. Chez Woola, nous offrons autant de flexibilité que possible tout en reconnaissant les réalités de notre modèle d'entreprise et de notre mission ambitieuse. Si notre équipe de bureau travaille dans une configuration hybride, notre équipe d'usine, elle, ne le peut pas, ce qui est compréhensible.
Si quelqu'un trouve le moyen de transférer les activités d'une usine vers un bureau à domicile, je lui adresse mes plus vives félicitations (et je vous prie de nous en informer également !).
Pour soutenir nos employés à distance, nous.. :
Fournir des allocations pour l'installation d'un bureau à domicile. Cette mesure est principalement réservée aux employés à l'étranger qui n'ont pas la possibilité de travailler depuis nos bureaux, et elle est particulièrement importante pour eux.
Veiller à ce que les employés de bureau aient accès à des espaces de travail ergonomiques et bien équipés. Chaque nouvel employé reçoit un ordinateur de son choix, un clavier, une souris, un support pour ordinateur portable et un moniteur externe.
Proposer des options hybrides pour permettre aux membres de l'équipe de choisir l'environnement qui favorise le mieux leur productivité. Certains préfèrent travailler à domicile, tandis que d'autres se rendent presque quotidiennement dans notre confortable bureau de Tallinn. Cela signifie simplement que chacun peut décider de la manière dont il travaille le mieux et de l'environnement qui favorise le plus sa productivité.
5. Combler le fossé avec l'équipe de l'usine
Les employés de l'usine, qui ne peuvent pas travailler à distance, peuvent se sentir déconnectés du reste de l'entreprise. Nous nous efforçons de maintenir une culture unifiée, mais nous sommes également réalistes quant aux défis à relever.
Voici comment nous incluons et soutenons notre équipe dans l'usine :
Partager régulièrement les mises à jour de l'entreprise. Notre chef de cabinet se rend à l'usine de Paldiski pour fournir des mises à jour, demander un retour d'information et organiser des rencontres individuelles.
Célébrez les étapes importantes comme nous le faisons au bureau - anniversaires, anniversaires de travail et nouvelles embauches.
Offrir un ensemble d'avantages cohérent, quel que soit le lieu d'implantation. Chez Woola, tout le monde bénéficie d'un PTO d'anniversaire, de trois jours de congés payés supplémentaires par an, d'options d'achat d'actions et d'une compensation sportive.
6. Favoriser la confiance et l'autonomie
D'après notre expérience, la confiance est le fondement de toute équipe performante, en particulier d'une équipe à distance. Voici quelques points sur lesquels nous nous appuyons :
Le micromanagement est une recette pour le désengagement, en particulier dans un environnement éloigné. En fait, c'est presque impossible si vous voulez continuer à aller de l'avant. Qui a le temps d'attendre que son supérieur approuve et contrôle tout à distance s'il ne peut même pas regarder par-dessus son épaule ? Pas nous.
Nous fixons des attentes claires et faisons confiance à nos employés pour gérer leur travail de manière autonome. Nous avons engagé des professionnels talentueux et expérimentés - de véritables spécialistes dans leur domaine - et nous pensons qu'ils sont tout à fait capables de prendre les bonnes décisions.
Encouragez les contrôles réguliers sans être intrusif. Outre le tête-à-tête mensuel avec le chef de cabinet, la plupart des chefs de service ont également des réunions régulières avec leurs subordonnés directs. Nous appliquons également une politique de portes ouvertes (ou plutôt de messages ouverts). Si quelque chose nécessite une attention particulière, nous veillons à l'aborder avec l'urgence qu'il mérite.
En matière de confiance, la cohérence est importante. Si les actions d'une personne violent nos valeurs communes, nous réagissons et lui donnons un retour d'information. Si cela se produit plus d'une fois, nous y remédions de manière appropriée. Dans le même temps, nous ne laissons pas les erreurs d'une personne ébranler notre confiance dans l'ensemble de l'équipe ou dans les systèmes que nous avons mis en place.
Dernières réflexions
Une culture de flexibilité à distance peut s'épanouir simultanément avec des formats de bureau et d'usine au sein d'une même entreprise. Il suffit de mettre en place la communication, la culture et les outils adéquats.
En adoptant la flexibilité et en donnant la priorité à l'inclusion, les jeunes entreprises peuvent gérer avec succès une équipe diversifiée et constituer une main-d'œuvre productive et engagée, quel que soit leur lieu d'implantation.
Nous avons vu que cela fonctionnait à Woola, et nous ne voudrions pas qu'il en soit autrement.
