Gérer une équipe à distance dans une startup : les leçons de Woola
Dans le monde trépidant des start-ups, la gestion efficace d'une équipe à distance peut être un défi complexe mais gratifiant. Par exemple, chez Woola, nos employés sont répartis dans plusieurs pays européens, certains travaillant à domicile, d'autres préférant le bureau, et une équipe d'usine qui ne peut pas du tout travailler à distance. Il est essentiel de trouver un équilibre qui convienne à tous.
Voici comment nous gérons cette dynamique de travail unique et comment nous construisons une équipe cohérente et efficace.
1. Mettre en place des canaux de communication clairs et tirer parti de la technologie
L'un des plus grands défis du travail à distance est d'assurer une communication fluide entre les différents fuseaux horaires et environnements de travail. Les bons outils peuvent faire toute la différence. Bien que la surcommunication puisse être un risque, nous visons une grande transparence – donc en cas de doute, nous communiquons.
Voici comment nous nous assurons que la communication circule au sein de notre équipe :
Nous utilisons un mélange de communication asynchrone (messages Slack, outils de gestion de projet) et synchrone (appels Google Meet, réunions d'équipe) . Voici quelques exemples de règles que nous avons convenues en matière de communication : l'e-mail est réservé à la communication externe et nous ne nous envoyons jamais d'e-mails en interne. Les canaux Slack sont pour la plupart publics, et nous visons généralement à ce que l'information circule librement au sein de l'équipe.
Nous avons également fixé des attentes claires en matière de temps de réponse. Bien qu'il n'y ait pas de règle stricte comme "répondre dans l'heure", l'attente générale est de répondre dès que possible, au plus tard dans les deux heures pendant la journée de travail. Nous comprenons l'importance du temps de concentration, mais en tant que petite équipe, nous dépendons fortement les uns des autres, de sorte que les messages doivent être répondus avant la fin de la journée de travail.
Pour promouvoir la transparence, nous organisons régulièrement des réunions par appel vidéo. Chaque lundi, nous nous réunissons pour des "Mises à jour hebdomadaires" afin de partager ce sur quoi chacun a travaillé. Nous organisons également des "Mises à jour mensuelles" (notre version d'une réunion générale) pour examiner les progrès accomplis vers des objectifs départementaux plus importants.
2. Créer une culture d'entreprise forte
Une culture d'entreprise forte aide les employés à distance et au bureau à se sentir connectés, même lorsqu'ils ne se voient pas quotidiennement.
Voici ce que nous avons mis en place pour nous assurer que notre culture d'entreprise a l'espace nécessaire pour s'épanouir :
Nous organisons des activités virtuelles de team building et des rencontres occasionnelles en personne. Le vendredi, nous bloquons du temps pour une pause-café virtuelle – un espace pour discuter de sujets non liés au travail. Parfois, les membres de l'équipe présentent des photos de leurs récentes vacances. Au moins deux fois par an, nous réunissons toute l'équipe en Estonie pour notre Strategy Gaala (notre version d'une journée de stratégie associée à un peu de plaisir) afin de nous aligner sur les objectifs et de passer du temps de qualité ensemble.
Nous veillons également à ce que chaque employé se sente écouté, quel que soit son lieu de travail. Une fois par mois, notre chef de cabinet rencontre individuellement chaque membre de l'équipe pour faire le point sur des sujets liés au travail et des sujets personnels, ce qui permet de faire remonter des problèmes qui pourraient autrement passer inaperçus.
Et en matière de reconnaissance, il n'y en a jamais trop. Nous célébrons régulièrement les succès de chacun pour remonter le moral. La plupart d'entre nous sont nos propres critiques les plus sévères, donc un peu d'éloges publics est très utile. Un exemple de ceci est notre cérémonie de remise de prix bi-annuelle, où les employés votent les uns pour les autres dans différentes catégories, pour faire ressortir les étoiles qui brillent particulièrement fort.
3. Harmoniser les horaires et les flux de travail
La gestion d'une équipe répartie signifie qu'il faut tenir compte des différents fuseaux horaires, des habitudes de travail et des préférences personnelles. Pour faciliter la coordination des efforts entre les équipes et les lieux, nous avons établi quelques règles internes :
Nous avons convenu d'heures de travail de base (de 10 h à 15 h, heure d'Estonie) pendant lesquelles tout le monde doit être disponible et joignable pour les sujets liés au travail.
Bien que nous soyons assez flexibles en ce qui concerne nos demandes de congés, toute période de vacances supérieure à une semaine doit être demandée au moins un mois à l'avance, afin que nous puissions planifier le travail de notre équipe en conséquence. Nous évitons également de prendre de longues vacances pendant nos périodes de pointe.
4. Soutenir les employés à distance et au bureau
L'équilibre entre le travail à distance et le travail au bureau exige des politiques réfléchies et un état d'esprit flexible. Chez Woola, nous offrons autant de flexibilité que possible, tout en reconnaissant les réalités de notre modèle économique et de notre mission ambitieuse. Bien que notre équipe de bureau travaille dans une configuration hybride, notre équipe d'usine, naturellement, ne le peut pas.
Si quelqu'un trouve comment transférer les opérations de l'usine à un bureau à domicile, nous lui adressons d'avance nos plus sincères félicitations (et veuillez nous le faire savoir également !)
Pour soutenir nos employés à distance, nous :
Offrons des allocations pour l'aménagement de bureaux à domicile. Ceci est principalement réservé aux employés à l'étranger, et particulièrement important pour eux, car ils n'ont pas la possibilité de travailler depuis nos bureaux.
Veillons à ce que les employés travaillant au bureau aient accès à des espaces de travail ergonomiques et bien équipés. Chaque nouvelle recrue reçoit un ordinateur de son choix, un clavier, une souris, un support pour ordinateur portable et un écran externe.
Offrons des options hybrides pour permettre aux membres de l'équipe de choisir l'environnement qui soutient le mieux leur productivité. Certains préfèrent travailler à domicile, tandis que d'autres viennent presque quotidiennement dans nos bureaux confortables de Tallinn. Cela signifie simplement que chacun peut décider de la façon dont il travaille le mieux et de l'environnement qui soutient le plus sa productivité.
5. Combler le fossé avec l'équipe de l'usine
Les employés de l'usine, qui ne peuvent pas travailler à distance, peuvent se sentir déconnectés du reste de l'entreprise. Nous travaillons dur pour maintenir une culture unifiée, mais nous sommes également réalistes quant aux défis.
Voici comment nous incluons et soutenons notre équipe à l'usine :
Partageons régulièrement les mises à jour de l'entreprise. Notre chef de cabinet se rend à l'usine de Paldiski pour fournir des mises à jour, demander des commentaires et effectuer des entretiens individuels.
Célébrons les étapes importantes comme nous le faisons au bureau : anniversaires, ancienneté et nouvelles embauches.
Offrons un ensemble d'avantages sociaux cohérent, quel que soit le lieu de travail. Chez Woola, tout le monde bénéficie de jours de congés payés pour son anniversaire, de trois jours de congés payés supplémentaires par an, d'options d'achat d'actions et d'une compensation pour les activités sportives.
6. Favoriser la confiance et l'autonomie
D'après notre expérience, la confiance est le fondement de toute équipe performante, en particulier d'une équipe à distance. Voici quelques principes que nous appliquons :
La microgestion est une recette pour la démotivation, surtout dans un environnement de travail à distance. En fait, c'est presque impossible si vous voulez continuer à aller de l'avant. Qui a le temps d'attendre que son responsable approuve et contrôle tout à distance s'il ne peut même pas surveiller votre travail ? Pas nous.
Nous définissons des attentes claires et faisons confiance à nos employés pour gérer leur travail de manière indépendante. Nous avons embauché des professionnels talentueux et expérimentés, de véritables spécialistes dans leurs domaines, et nous pensons qu'ils sont plus que capables de prendre les bonnes décisions.
Encourageons des entretiens réguliers sans être intrusifs. En plus de l'entretien individuel mensuel avec le chef de cabinet, la plupart des chefs de service ont également des entretiens individuels réguliers avec leurs subordonnés directs. Nous appliquons également une politique de porte ouverte (ou plutôt, de message ouvert). Si quelque chose nécessite une attention particulière, nous veillons à y répondre avec l'urgence que cela mérite.
En matière de confiance, la cohérence est essentielle. Si les actions d'une personne violent nos valeurs communes, nous réagissons et lui donnons un retour d'information à ce sujet. Si cela se produit plus d'une fois, nous y remédions également de manière appropriée. Dans le même temps, nous ne laissons pas les erreurs d'une seule personne ébranler notre confiance dans l'ensemble de l'équipe ou dans les systèmes que nous avons mis en place.
Dernières réflexions
Une culture flexible en matière de travail à distance peut prospérer simultanément avec des formats de travail au bureau et « à l'usine » dans une même entreprise. Il suffit de mettre en place une communication, une culture et des outils appropriés.
En adoptant la flexibilité et en donnant la priorité à l'inclusion, les start-ups peuvent gérer avec succès une équipe diversifiée et constituer une main-d'œuvre productive et engagée, quel que soit leur lieu d'implantation.
Nous l'avons constaté chez Woola, et nous ne voudrions pas qu'il en soit autrement.
